با خودمان «چند چند» یم؟!

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام

هیچ بهبودی بدون آگاهی از وضعیت موجود، امکان پذیر نیست. به عنوان مثال اگر بخواهیم وضع درآمدی خود را افزایش دهیم، در گام اول باید بدانیم که هم‌اکنون چقدر درآمد داریم! البته در این مورد، موضوع خیلی پیچیده‌ نیست و برای بسیاری از ما محاسبه درآمد ماهیانه‌مان ساده است. اما برای بهبود در مدیریت زمان، اوضاع مقداری متفاوت است.

بخش قابل توجهی از مردم تصور درستی از میزان وقتی که به هر کار اختصاص می‌دهند، ندارند. آنها معمولا زمانی که صرف کارهای مفید می‌کنند را بیشتر و زمانی که به هر دلیل تلف می‌کنند و یا به کارهای نه چندان مفید می‌پردازند را  کمتر از آنچه در واقعیت است، تخمین می‌زنند!

برای رفع این «ناآگاهی» یکی از توصیه‌های اولیه در مبحث مدیریت زمان، تهیه گزارش عملکرد روزانه (Activity Log) است. یک گزارش عملکرد روزانه شامل بخش‌های زیر است:

-        ساعت انجام فعالیت

-        نام فعالیت

-        مدت زمان اختصاص داده شده

-        وضعیت احساسات ما در هنگام انجام فعالیت

-        میزان اهمیت فعالیت

اگر بتوانیم به مدت ۱۰ روز، گزارش عملکرد روزانه خود را بنویسیم، می‌توانیم اطلاعات ارزشمند زیر را به دست آوریم:

-        چه میزان از وقت خود را بر روی فعالیت‌های حیاتی و مهم صرف می‌کنیم و چه میزان را به انجام کارهای کم‌اهمیت می‌پردازیم.

-        آیا فعالیت‌های مهم، چالشی و نیازمند تمرکز را در مواقعی انجام می‌دهیم که بیشترین بهره‌وری و انرژی را داریم؟

-        چه میزان از وقت خود را به انجام فعالیت‌های لازم ولی نه چندان حیاتی (مانند چک کردن ایمیل و تلفن‌های غیر ضروری و شبکه‌های اجتماعی) اختصاص می‌دهیم؟

-        کارهایی که می‌توان آنها را به دیگران تفویض کرد، چه میزان از حجم فعالیت‌های ما را تشکیل می‌دهند؟

تهیه‌ی گزارش عملکرد روزانه به مدت ۱۰ روز، اولین گامی است که هر فرد برای مدیریت زمان خود باید بردارد. متاسفانه در اکثر اوقات نتایج حاصل از این گزارش، اصلا دلچسب نیست! بسیاری از ما متوجه خواهیم شد که حتی از آنچه که فکر می‌کردیم نیز وقت خود را بیشتر هدر می‌دهیم. البته این گزارش به ما کمک خواهد کرد تا با فهمیدن عمق فاجعه، نسبت به درمان عاجل آن اقدام کنیم!

برای مشاهده قالب ساده پیشنهادی تهیه گزارش عملکرد روزانه به این لینک مراجعه فرمایید.

در نگارش متن فوق از این منبع نیز استفاده شده است.

هر چیزی حدی دارد؛ حتی همکاری!

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام

روی جلد مجله هاروارد بیزینس ریویو در شماره ژانویه ۲۰۱۶، عنوان و طرح جذابی دارد: افراط در همکاری!

 

لب کلام این مقاله این است:

اگرچه «همکاری کردن» بسیار مهم است و برای حل بسیاری از مشکلات کسب و کار امروز باید کارکنان با یکدیگر همکاری کنند،‌ اما «همکاری بیشتر» لزوما «بهتر» نیست. «همکاری بیش از حد» ممکن است به بهره‌وری لطمه بزند، باعث ایجاد فشار بیشتر بر کارکنان خیرخواه و همیار شود، از رضایت شغلی و دلبستگی سازمانی آنان بکاهد و حتی موجبات استعفای آنان را فراهم کند.

طبق تعریف راب کراس، استاد دانشگاه ویرجینیا و همکارانش، «همکاری بیش از حد» در حالتی رخ می‌دهد که وقت و انرژی فرد به صورت افراطی برای همکاری با سایر اعضای سازمان، شرکت در جلسات و ارائه مشورت به سایرین مصرف شود، به گونه‌ای که فرد برای عمل به شرح وظایف خود، انرژی و وقت کافی را نداشته باشد.

طبق ادعای نویسندگان در بسیاری از شرکت‌ها افراد حدود ۸۰ درصد از زمان خود را در جلسات، پای تلفن‌ها و برای پاسخ دادن به ایمیل‌های خود مصرف می‌کنند و در نتیجه وقت کمی برای رسیدگی به وظایف خود دارند. آنها در زیر بهمنی از درخواست‌های مشورت و درخواست جلسه و طلب یاری از سوی همکارانشان دفن می‌شوند و این موضوع باعث فرسودگی شغلی و افزایش استرس افراد خواهد شد.

علاوه بر این معمولا انرژی و تلاشی که افراد دارای روحیه همکاری برای سایرین می‌گذارند، توسط مدیران کمتر به چشم می‌آید. به طوری که تحقیقات نشان می‌دهد بین کسانی که با عملکرد بالا ارزیابی می‌شوند با کسانی که بیشترین همکاری را انجام می‌دهند، تنها ۵۰ درصد همپوشانی وجود دارد.

نکته جالب توجه دیگری که این مقاله به آن اشاره کرده است سه نوع منبع است که فرد در اختیار دارد: منابع اطلاعاتی (شامل دانش و تجربه و مهارت فرد)، منابع اجتماعی (شامل لینک‌ها و اعتبار فرد) و منابع شخصی (شامل انرژی و وقت فرد). اگر فرد منابع اول و دوم خود را با دیگران به اشتراک بگذارد، از این منابع کم نمی‌شود اما منبع سوم این گونه نیست: وقت و انرژی فرد پایان‌پذیر هستند و اگر با دیگران به اشتراک گذاشته شوند، مستهلک می‌شوند. این در حالی است که متاسفانه بسیاری از درخواست‌های همکاری در سازمان - به اشتباه- از فرد انتظار دارند وقت و انرژی خود را به کار دیگری اختصاص دهد. در حالی که بسیاری از این کارها را می‌توان با اختصاص منابع اول و دوم (اطلاعات و دانش و یا لینک‌ها و ارتباطات فرد) به سرانجام رساند.

برای حل این مساله دو راهکار اصلی ارائه شده است:

بازتوزیع کار (Redistributing the Work)

ابتدا باید وضعیت کنونی شرکت را پایش نماییم: نظرسنجی از کارکنان و ردیابی ارتباطات داخلی و وضعیت جلسات و سیستم‌های داخلی مانند ارزیابی ۳۶۰ درجه می‌توانند به ما کمک کنند افرادی که بیشتر از بقیه در خطر همکاری بیش از حد هستند را شناسایی کنیم. پس از شناسایی می‌توان فعالیت‌های زیر را انجام داد:

۱. تغییر رفتار را تشویق کنید.

به تحت فشارترین افراد سازمان باید راه و رسم «اولویت‌گذاری درخواست‌ها» را آموخت و «توانایی» و «اختیار» «نه» گفتن به کارهای کم‌اولویت را عطا کرد. همچنین آنها را تشویق کرد که آن دسته از همکاری‌هایی را بپذیرند که برای آنان «انرژی‌زا» هستند نه کارهایی که تنها وقت و انرژی آنان را مستهلک می‌کنند و جذابیتی برای آنان ندارند.

به افراد دیگر سازمان هم باید یاد داد که درخواست‌های همکاری خود را کنترل کنند. برای این کار مدیران DropBox تجربه خوبی دارند. آنها به مدت دو هفته تمامی جلسات تکراری را حذف کردند. این کار باعث شد کارمندان در اهمیت و ضرورت این جلسات بازاندیشی کنند و بعد از آن بیشتر بر روی تقویم جلسات خود حساس باشند و جلساتی که ضرورت  و اهمیت بالایی ندارند را حذف و جلسات دیگر را با کارآیی بیشتری برگزار نمایند. علاوه بر آن با ترویج فرهنگ «ریسک‌پذیری» می‌توان مسئولیت اتخاذ تصمیم را به افراد بیشتری محول نمود تا آن‌ها بتوانند قدم‌ها شجاعانه بردارند و بدون اینکه بخواهند دائما با مدیران یا افراد دیگر سازمان موضوع را بررسی و وقت و انرژی آنان را بگیرند، کار را جلو ببرند.

۲. از فناوری و تغییر فضای فیزیکی استفاده کنید.

استفاده از ابزارهای فناورانی نظیر Salesforce.com  و یا VoloMetrix می‌تواند به بهبود فعالیت‌های گروهی کمک کنند. ضمن اینکه سامان دادن میزهای کاری به گونه‌ای که افرادی که بیشتر با یکدیگر تعامل دارند، در کنار هم قرار بگیرند و بتوانند به صورت سریع‌تر با هم ارتباط برقرار کنند، برای حل این مشکل توصیه شده است.

 

۳. به تغییرات ساختاری فکر کنید.

در بسیاری از سازمان‌ها تصمیم‌گیری‌های جزئی (مثلا در امور پشتیبانی) به تایید مدیران بالاتر گره خورده است. این کار موجب بروز گلوگاه در سازمان می‌شود که علاوه بر استهلاک و فشار فراوان بر آن فرد، از بهره‌وری نیز می‌کاهد. با تغییر ساختار یا فرایندهای سازمان، می‌توان با این موضوع مقابله کرد.

 

پاداش دادن به همکاری موثر  (Rewarding Effective Collaboration)

متاسفانه کارآیی بخش قابل توجهی از همکاری‌کنندگان به دلیل انرژی و وقتی که برای سایرین می‌گذارند کاهش می‌یابد. این در حالی است که طبق آمارها ۲۰ درصد از ستارگان سازمانی، تنها به فکر کارهای خود هستند و با سایرین همکاری نمی‌کنند. اگر سیستم پاداش غیر متناسب باشد، ممکن است در بیانیه‌های سازمانی و در زبان مدیران، ارزشمند باشد ولی سیستم پاداش، به «ستارگان یکه‌تاز» پاداش بیشتری عطا کند.

برای حل این مساله باید به اشتراک‌گذاری منابع اطلاعاتی، اجتماعی و شخصی به عنوان پیش‌نیاز ترفیع‌ها و افزایش حقوق‌ها و ارزیابی افراد مطرح شوند. به عنوان مثال شرکت Corning که شرکتی در حوزه شیشه و سرامیک است برای ترفیع دانشمندانش سیستم جالبی دارد: آنها علاوه بر اینکه باید در ثبت یک پتنت (ثبت اختراع) حیاتی و سودآور برای شرکت،‌ به عنوان نویسنده اول حضور داشته باشند، باید در یک پتنت حیاتی دیگر نیز به عنوان نویسنده همکار، فعالیت کرده باشند.

 

ویل دان!

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام

یکی از کتابهای جمع و جور و کاربردی که می‌توان آن را برای هر مدیری در هر سطحی پیشنهاد کرد، کتاب روش مدیریت ویل‌دان است (+). کتابی ۱۴۰ صفحه‌ای که می‌توان حتی آن را یک‌نفس مطالعه کرد. پیام اصلی این کتاب را می‌توان در یک جمله این‌گونه خلاصه نمود:

به جای اینکه در روابطمان با اطرافیان (اعم از زیردستان، روسا، افراد خانواده و ...) بر نکات منفی تمرکز کنیم،‌ نکات مثبت را مورد توجه قرار دهیم.

کن بلانچارد در تالیف این کتاب نیز از شیوه داستان‌سرایی استفاده کرده و نکات مورد نظرش را در قالب داستان به خواننده منتقل می‌کند. در این کتاب با «وس» که رئیسی «دیکتاتورمآب» و «منفی‌نگر» و «مچ‌گیر» است همراه می‌شویم تا از مرکز نمایش نهنگ‌ها در سی‌ورلد بازدید کنیم و فنون و ترفندهای مربیان نهنگ‌ها را برای تربیت و شکل‌دهی به رفتارهای آنان، فرا گیریم. ترفندهایی که می‌توان آنها را در محیط کار و منزل نیز به کار گرفت. نام کتاب نیز با تلمیحی هوشمندانه از این موضوع گرفته شده است (Whale‌ به معنای وال یا نهنگ قرابت آوایی زیادی با Well‌ به معنای خوب دارد!)

لب مطلب این کتاب را می‌توان در معرفی چهار نوع پاسخ یا بازخوردی که می‌توان به افراد داد و پیشنهاد جدی برای استفاده هر چه بیشتر از بازخوردهای مثبت خلاصه کرد:

(۱) نبود پاسخ و نادیده‌گرفتن: وقتی که کاری به خوبی در حال انجام است، بسیاری از ما از این پاسخ استفاده می‌کنیم: چیزی نمی‌گوییم و تحسینی نمی‌کنیم، انگار نه انگار که کار خوبی در حال انجام شدن است. این پاسخ، پاسخی دردناک است و معمولا موجب بی‌انگیزگی مخاطب می‌شود.

(۲) پاسخ منفی: وقتی که مخاطب، اشتباه می‌کند، معمولا این پاسخ به او ارائه می‌کنیم. وقتی کاری که تاکنون در حال درست انجام شدن بوده، با مشکلی مواجه می‌شود، سکوت ما شکسته می‌شود و به دنبال مشکل یا مقصر می‌گردیم. پاسخی که اصلا درست نیست و معمولا هم کارآیی لازم را ندارد.

(۳) پاسخ تغییر جهت: این پاسخی است که «وس» در دنیای نهنگ‌ها با آن آشنا می‌شود. پاسخ تغییر جهت چند مرحله دارد:

o      مشکل را در اولین فرصت ممکن به صورت روشن و بدون سرزنش کردن بیان کنید.

o      به مخاطب بگویید که این موضوع چه تاثیر منفی بر کارها دارد.

o      اگر امکان دارد خود را به خاطر اینکه وظیفه را برای فرد شفاف نکرده‌اید، سرزنش کنید و پوزش بطلبید.

o      جزئیات کار را با فرد مرور کنید و مطمئن شوید که آن را فهمیده است.

o      و در انتها اعتماد و اطمینان خود را به فرد نشان دهید.

(۴) پاسخ ویل‌دان: این پاسخ مهمترین و موثرترین پاسخی است که یک مدیر می‌تواند به زیردستانش بدهد. در این پاسخ به جای توجه بر نکات منفی به «پیشرفت‌های کاری فرد» توجه می‌شود و حتی اگر کاری «تقریبا» صحیح انجام شده و «نسبت به گذشته» بهبود یافته است نیز تشویق می‌شود. مراحل این پاسخ به شرح زیر است:

o      افراد را بلافاصله تشویق کنید.

o      مشخص کنید که فرد چه کاری را خوب یا تقریبا خوب انجام داده است.

o      احساسات مثبت خود را از انجام شدن خوب این کار با فرد در میان بگذارید.

o      آنها را تشویق کنید کارهای خوب را در سطح بالا نگه دارند.

نقل قول‌هایی اثرگذار از کتاب:

-        توجه کردن مانند تابش نور آفتاب بر انسان‌هاست، به هر آنچه که توجه کنیم، رشد می‌کند. به هر آنچه که بی‌توجهی کنیم، ‌پژمرده می‌شود.

-        پیشرفت را تحسین کنید، این یک هدف متحرک است.

-        آنگاه که همه چیز خوب پیش می‌رود بیدار شوید و سخن مثبتی بگویید.

هر چیزی به جای خویش نیکوست

بسم الله الرحمن الرحیم

سالها پیش، شاید کمتر از 10 سال داشتم، همراه پدرم پیاده از یکی از خیابانهای اصلی نزدیک منزلمان میگذشتیم. این خیابان، خیابانی بود که هر روز با گذر از آن به مدرسه می­رفتم. در مقطعی از خیابان، پدرم پرسید که "بدون اینکه نگاه کنی، بگو اسم فروشگاه بزرگ آن طرف خیابان چیست؟". من قدری فکر کردم اما نمیدانستم در آن طرف خیابان اصلا چه فروشگاهی هست! پدرم گفت که "باید دقتت را بیشتر کنی؛ هر روز این مسیر را می­ آیی ولی نمیدانی در آن چه فروشگاه­ هایی هست. این نشان میدهد که به جزئیات دقت نداری".

شاید این توصیه که هنوز در ذهن من مانده، یکی از اتفاقاتی بود که باعث شد توجه من به جزئیات اطرافم بیشتر شود. غالبا به محیط اطرافم "آگاهی" خوبی دارم و متوجه رویدادها و روندها میشوم. معمولا اینگونه است از آدم­ها، پدیده­ ها و رخدادها، چیزهایی که برای بعضی افراد غیرقابل مشاهده است را میبینم. این ویژگی در تحصیل خیلی به کارم نیامد؛ اما فواید آن را در کار خوب حس کرده­ ام تا جایی که برایم مزیت رقابتی شده است. اما آیا این ویژگی لزوما خوب است؟ یاد گرفته­ ام که بگویم بستگی دارد چه از دست میدهی و در چه موقعیتی هستی. احساس میکنم همانقدر که به محیط بیرون توجه دارم، کمتر میتوانم بر محیط درون و یک کار فکری تمرکز کنم. یعنی ذهنم عادت کرده همزمان به همه جا توجه کند. این موضوع قطعا به تحصیلم آسیب زده است. در دوران تحصیل از آن ناراحت بودم ولی همانطور که گفتم در دوره کار حرفه­ ای، دیدم که این ویژگی­ها "با هم" است و میتواند خالق فرصت باشد؛ البته اگر در شغل مناسب بکار گرفته شود.

بنا به تجربه، دریافته­ ام که دنیای ویژگی­های آدمها بسیار پیچیده است؛ خداوند به هر فردی مجموعه­ ای از خصائص داده که باعث شده در کاری عالی باشد و در کاری ضعیف. مهم این است که هر فرد پیدا کند که رسالت او چیست و در چه کاری "بی نظیر" است. حتما کاری وجود دارد که یک فرد میتواند بهتر از هر فرد دیگری انجام دهد؛ این موضوع را چند سال پیش یکی از دوستان نازنینم که معلم مدارس استثنایی است، به عینه به من نشان داد.

بعلاوه، اخیرا یادداشتی از تینا سیلینگ خواندم که حتی این ویژگی­ها را بنا به موقعیت متفاوت دانسته بود. بعنوان مثال سیلینگ میگوید که ریسک­ پذیری انسان­ها می­تواند بنا به موقعیت به شش حوزه تقسیم شود: ریسک فیزیکی، ریسک اجتماعی، ریسک احساسی، ریسک مالی، ریسک فکری و ریسک اخلاقی. یک فرد می­تواند از نظر اجتماعی ریسک پذیر باشد ولی از نظر مالی، خیر! این موضوع نیز باعث میشود که شناخت ویژگی­های شخصی، نیازمند توجه بیشتری باشد.

در این زمینه، مشاهده ارائه سوزان کِین(اینجا) نیز خالی از لطف نیست که بیان می­کند درونگراها و برونگراها، هر دو ارزشمند و ضروری هستند و این ویژگی­ها هر کدام می­تواند مزایایی داشته باشد.

تصور میکنم که خیلی طبیعی است که هر فردی تا حد خوبی به ویژگی­های شخصیتی خود و قوت و ضعف آنها آگاهی داشته و آنها را در موقعیتهای مختلف درک کرده باشد. اما در مصاحبه­ های شغلی زیادی که با دانشجویان و تازه فارغ التحصیلان انجام می­دهم، اکثرا پاسخ مشخصی در این خصوص ندارند. گویی تا کنون در آن تأمل نکرده ­اند و نمیدانند چه هستند، در چه کاری خوبند و چه می­خواهند بشوند.

شما چطور؟ آیا می­دانید چه ویژگی­ هایی دارید و در چه کارهایی بهترین هستید؟ آیا تصمیم گرفته ­اید که چه مهارت­هایی را می­خواهید در خود تقویت کنید؟ پاسخ این سوال قطعا به این بستگی دارد که هدفتان چیست و چه میخواهید بشوید. پیشنهاد می­کنم به اینها فکر کنید؛ باور کنید مهم هستند.

جهان چون زلف و خط و خال و ابروست / که هر چیزی به جای خویش نیکوست

عضلات یادگیری کارمندانتان را پرورش دهید!

به نام خدا

سلام

اخیرا مقاله‌ای در سایت هاروارد بیزینس ریویو خواندم که جالب توجه است:

برای اینکه خوب بمانید؛ سازمان و کارمندانتان باید به یادگیری ادامه دهند!

مولف این مقاله، خانم پت ویدورز، معاون شرکت لینکداین (+)، مقاله را با این موضوع شروع می‌کند:

بسیاری از مسئولان دانشگاه می‌پرسند: «چگونه می‌توان دانشجویان را با مسائل واقعی دنیای کار» آشنا نمود؟ به عقیده خانم ویدورز، این سوال اگرچه سوالی اساسی است، اما سوال درستی نیست!

 

به واقع در دنیای امروز که هر لحظه پیچیدگی‌هایی تازه و فناوری‌هایی نو جلوه می‌کند، نمی‌توان این انتظار را داشت که فردی که وارد سازمان می‌شود، تمامی مهارتهای لازم برای حال و آینده سازمان را یاد گرفته باشد! ما نمی‌توانیم انتظارات زیادی از دانشگاه‌ داشته باشیم!!

نسخه‌ای که سازمان‌های مطرح دنیا در این زمینه دارند، نسخه‌ای سهل و ممتنع است: «یادگیری مستمر»

به عنوان مثال آقای راندال استیفنسون، مدیر عامل شرکت AT&T اخیرا گفته است که کارمندانی که در هفته ۵ تا ۱۰ ساعت را صرف آموزش خود نکنند، نمی‌توانند خود را با تغییرات فناوری تطابق دهند.

«یادگیری مستمر» موضوعی حیاتی برای سازمان و کارمندان است: سازمان‌ها باید درک کنند که تنها راه «خوب ماندن» یا «خوب شدن» در دنیای کسب و کار امروز، یادگیری مستمر کارمندانشان است و کارمندان هم باید بدانند که نمی‌توانند به مهارت‌هایی که تاکنون آموخته‌اند اکتفا کنند بلکه باید همچنان میل به یادگیری را در خود تقویت نمایند.

در لینکداین، موضوع یادگیری مستمر، دغدغه شماره یک مدیران است.  پت ویدورز توصیه‌های زیر را در این رابطه مطرح کرده است:

·        به عنوان رهبر در هنگام استخدام باید به دنبال فردی بود که توانایی یادگیری مهارتهای جدید را داشته باشد. تلاش کنید در مصاحبه استخدامی یا بررسی رزومه، به دنبال شواهدی باشید که نشان‌دهنده «توانایی یادگیری» فرد باشد.

·        منتظر درخواست نیاز کارمندان برای برگزاری دوره‌های آموزشی نباشید بلکه به صورت فعالانه محتوای آموزشی به روز را برای آنان فراهم کنید. از این موضوع که ممکن است این محتوا به صورت مستقیم به کار آنها مربوط نباشد هم نهراسید! چرا که یادگیری نیز یک مهارت است و برای تقویت شدن، نیازمند تمرین است. بنابراین با یادگیری موضوعی جدید - مهم نیست که آن مرتبط با نیاز است یا خیر- مهارت «یادگیری» تقویت خواهد شد؛ مهارتی که فوق‌العاده ارزشمند است.

·        به عنوان رهبر تیم، شما باید به صورت فعالانه و تعاملی نیازمندی‌های آموزشی افراد خود را مشخص و برای آن‌ها برنامه‌ریزی نمایید. تشویق کارمندان به یادگیری را نیز نباید از یاد برد!

 

لب کلام اینکه آماده‌سازی افراد برای تغییر، وظیفه‌ای نیست که تنها بر عهده دانشگاه‌ها باشد. رهبران در سازمان‌های امروزی، وظیفه دارند افرادی «یادگیرنده» را استخدام نمایند و به هر طریقی «روحیه یادگیری» را در کارمندانشان تقویت نمایند.

جلوه‌ای واقعی از شعار می‌شود و می‌توانیم!

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام

امروز از طریق سایت خوب مکتب‌خونه، با آقای دکتر اسماعیل ثنایی، استاد دانشکده برق دانشگاه شریف آشنا شدم. برای من جالب بود که ایشان درسی را با عنوان «مباحث منتخب مدیریت و تکنولوژی» در دانشکده برق ارائه می‌دهند که به نوعی یک دوره MBA خیلی فشرده است و شاید چندان با شرایط دانشکده برق شریف، همخوانی ندارد. یکی از رفیقان شفیق، این لینک خوب از سایت کارآفرینی دانشگاه شریف را معرفی کرد که حاوی مصاحبه‌ای با دکتر ثنایی است. فردی که شرکت‌های موفق متعددی دارد که فقط یکی از آن‌ها دارای حدود ۴۰۰ متخصص است و به عنوان شریک تجاری اصلی شرکت MTN‌ در ایران شناخته می‌شود. اولین مرکز داده ایران را تاسیس کرده، پروژه‌های ملی فراوانی را در رزومه دارد و اکنون عرصه‌ی فعالیت‌های خود را علاوه بر خاورمیانه به شرق قاره افریقا نیز رسانیده است.

اگرچه این مصاحبه طولانی (حدود ۷۰۰۰ کلمه) است اما مطالعه متن کامل آن را به همه دوستان پیشنهاد می‌کنم. با این حال درس‌هایی که از این مصاحبه گرفته‌ام را می‌نویسم تا اگر فرصت کافی برای مطالعه کامل این متن ندارید، از آن استفاده کنید. باید بگویم که به وجود چنین افرادی در کشور، افتخار می‌کنم.

درس ۱- خودباوری

هیچ کاری غیرممکن نیست. رقابت با بزرگان صنعت در جهان، اشتغال‌زایی برای نیروهای جوان و با استعداد، دستیابی به موفقیت و درآمد بالا و ایجاد شرکت‌های بزرگ و موفق خصوصی در کشور ما هم امکان‌پذیر است. این عبارت که در این کشور بدون پول و پارتی و در بخش خصوصی نمی‌شود کار پرفایده انجام داد و تولید ثروت نمود، اشتباه است. شاید سخت باشد اما ممکن است. تنها راه ثروت‌آفرینی در این مرز و بوم، دلالی و سوداگری نیست؛ مشروط به اینکه «خودباوری» داشته باشیم و «کار و تلاش شبانه‌روزی» را به جان خریدار باشیم!

 

درس ۲- یادگیری مداوم

انسان‌های موفق، هیچگاه فرایند یادگیری را متوقف نمی‌کنند؛ از نشستن بر سر کلاس و استفاده از تجربه دیگران عاری ندارند و از هر فرصتی برای یادگیری استفاده می‌کنند. یادگیری زبان انگلیسی و برنامه‌نویسی، مورد تاکید دکتر ثنایی است و البته مواردی که در پاراگراف بعدی به آن خواهم پرداخت!

 

درس ۳- چندبعدی باشیم نه تک‌بعدی!

تخصص در یک رشته فنی، اگر چه خوب است اما برای رسیدن به موفقیت کافی نیست. یک مهندس باید با مسائل مالی، مدیریتی، قوانین کار و تجارت، تامین مالی، حسابداری و بازاریابی و حتی منابع انسانی آشنا باشد. منظور این نیست که این مباحث را در حد متخصصان بداند اما باید بتواند یک صورت مالی را بخواند و تفسیر کند، بفهمد که مفهوم خواب پول یا تاخیر در پرداخت چیست و درک خوبی از اعداد و ارقام مالی داشته باشد. توصیه دکتر ثنایی گذراندن دوره‌هایی شبیه MBA‌ توسط مهندسان است و به همین خاطر است که ایشان درس «مباحث منتخب مدیریت و تکنولوژی» را برای دانشجویان برق دانشگاه شریف ارائه می‌کند. کلاسی که در آن از سخنرانان مدعو متنوع و مطرح (مدیران عامل شرکتهای بزرگ ایرانی، اساتید برتر درسهای مدیریتی و اقتصادی و افراد مجرب) نیز استفاده می‌شود.

 

درس ۴- تجربه‌اندوزی در شرکت‌های بزرگ

نباید انتظار داشت با یک مدرک دانشگاهی (حتی اگر بالاترین مدرک از بهترین دانشگاه‌ها هم باشد) فرد بتواند کسب و کاری بزرگ و موفق را راه‌اندازی کند. هر چند دیده شده افرادی حتی بدون مدرک دانشگاهی هم موفق به انجام این کار شده‌اند اما این یک فرمول عمومی نیست. بلکه درصورتی‌که در شرکت‌هایی بزرگ و موفق، حضور یابیم و یاد بگیریم است که می‌توان بعد از چند سال، کسب و کار خود را راه‌اندازی کنیم. البته این توصیه برای کسانی است که می‌خواهند کسب و کاری بزرگ، ملی و حتی بین المللی داشته باشند!

 

درس ۵- جسارت و شجاعت

اگر نتوانی ریسک کنیم، اگر شجاعت حضور در عرصه‌های جدید و مبهم را نداشته باشیم و اگر به وضع موجودمان بسنده کنیم و روندهای جهانی را درک نکرده و برای به‌روز بودن تلاش نکنیم؛ نمی‌توانیم انتظار موفقیت چشم‌گیری را داشته باشیم. موفقیت‌های بزرگ، مرهون تصمیم‌گیری‌های بزرگ در مقاطع حساس است.

 

درس ۶- ژنرال زیاد است؛ سرهنگ باشیم!

نشستن و دستور دادن و براساس آموخته‌های آکادمیک، نسخه تجویز کردن؛ کار چندان سختی نیست. از نظر دکتر ثنایی این کارها وظیفه‌ی ژنرال‌هایی‌ست که دانشگاه‌های مطرح ما در تربیت آن‌ها موفق‌ند اما برای موفقیت، ژنرال بودن لازم نیست. باید سرهنگ و سرگرد خوبی باشیم! یعنی دانش آکادمیک لازم است اما باید بتوانیم خودمان هم دست به آچار شویم و به صورت عملیاتی کار کنیم.

 

درس ۷- به فکر مملکت و نیازهای آن بودن

می‌توان به فکر کشور و پیشرفت آن بود و در عین حال از نظر تجاری نیز رشد کرد. هر کسی به نوبه‌ی خود می‌تواند به مملکتش کمک کند. آقای ثنایی در این رابطه می‌گوید:

در سال 64 [...] به پروژه‌های نظامی با توجه به نیاز روز بازار آن روزها، وارد شدیم؛ شاید کلمه‌ی بازار زیاد درست نباشد، به خاطر اینکه ما برای اینکه پروژه‌ها را انجام بدهیم از جیب می‌گذاشتیم. چون احساس می‌کنیم این کمترین کاریست که ما می‌توانیم انجام بدهیم، با توجه به اینکه بقیه جانشان را وسط عرصه و میدان گذاشتند...

شکسته‌نفسی بفرمایید!

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام

در شماره اخیر مجله معتبر دنیای مدیریت،‌ هاروارد بیزینس ریویو، مقاله‌ی تامل برانگیزی وجود دارد با عنوان: «ما رهبرانی را دوست داریم که تواضع درونی دارند!» (We Like Leaders Who Underrate Themselves) (لینک مطالعه)

جان‌کلام این مقاله را می‌توان در جمله‌ی زیر بیان نمود:

رهبرانی که شایستگی‌های خود را پایین‌تر از آنچه واقعا هست،‌ ارزیابی می‌کنند؛ رهبرانی بهتر و موثرتر و دارای کارمندانی دلبسته‌تر هستند!

توضیح بیشتر آنکه، طبق تحقیقاتی که در سال‌های اخیر در حوزه هوش هیجانی انجام شده است، «خودآگاهی» یکی از ویژگی‌های مثبتی است که هر فرد باید واجد آن باشد. شایسته است که هر فرد بداند که چه ویژگی‌های منفی و مثبتی دارد و در چه مهارت‌ها یا شایستگی‌هایی نیازمند بهبود است.

با این حال در این تحقیق جالب که بر روی تعداد کثیری از مدیران در صدها سازمان انجام شده است، نتیجه چیز دیگری است. برای این کار، محققان نظر رهبران را در مورد شایستگی‌های رهبری خود (۱۶ شایستگی) جویا شده‌اند و به طور موازی، نظرات ذی‌نفعانی که با این رهبران کار می‌کرده‌اند را نیز در مورد آنان از طریق ۳۶۰ درجه جویا شده‌اند. همچنین میزان دلبستگی کارمندان و وضعیت اثربخشی رهبران را نیز ارزیابی کرده‌اند. نتیجه حاصله مقداری دور از انتظار است:

رهبرانی که شایستگی‌های خود را پایین‌تر از واقعیت (آن چیزی که دیگران در مورد آنان فکر می‌کنند) ارزیابی کرده‌اند، رهبران موثرتر و بهتری هستند و کارکنانشان نیز به کار، دلبسته‌تر هستند!

چرا چنین نتیجه‌ی تامل‌برانگیزی حاصل شده است؟ موارد زیر را می‌توان در پاسخ نام‌برد:

-        رهبرانی که خود را نیازمند بهبود می‌دانند، از هر فرصتی برای یادگیری بیشتر و قوی‌تر شدن استفاده می‌کنند. بنابراین قابل انتظار است که به تدریج توانمندی‌های رهبری آنان، تقویت می‌شود.

-        انسان‌های خودپسند، چندان جذاب نیستند و حس خوبی به مخاطبانشان نمی‌دهند! 

به هر حال دلیل این موضوع هر چه که باشد، این پیشنهاد ساده و کاربردی را می‌توان برای ارتقای شایستگی‌های رهبری ارائه نمود:

لطفا شکسته‌نفسی بفرمایید!

ساز و کارهای عملی برای اشاعه نوآوری در سازمان

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام

بسیاری از مدیران، در هر مجلس و محفلی، بر لزوم نوآوری و خلاقیت در کارها و کارمندانشان تاکید می‌کنند؛ بعضا آهی از سر حسرت می‌کشند و با ذکر این نکته که «کارمندان باید خلاق باشند» یا «به نوآوری نیاز داریم»، تلاش می‌کنند گامی در این مسیر بردارند. اما وقتی از آنان بپرسیم «به واقع چه تلاشی برای اشاعه فرهنگ نوآوری در سازمان خود انجام داده‌اید؟!»، در اکثر مواقع با جواب روشنی مواجه نمی‌شویم.

چندی پیش با کتاب «فرامین و فنون تفکر استراتژیک»، نوشته‌ی دکتر مجتبی لشگربلوکی آشنا شدم. کتابی کم‌حجم (۲۰۰ صفحه) اما پرمحتوا که حاوی ۱۰ فرمان، ۲۰ فکرافزار، ۳۰ نمونه موردی (Case Study) و ۵۰ پرسش کلیدی برای تقویت ظرفیت تفکر استراتژیک است (+).

 

فرمان هشتم این کتاب با عنوان «زایش و آزمایش ایده‌ها و فرضیات جدید» به بیان این نکته کلیدی می‌پردازد که معمولا نتایج بزرگ از دل فرضیات و تجربیات کوچک متولد می‌شوند. بنابراین باید در سازمان‌ها به گونه‌ای شرایط را مهیا کرد که «ایده‌ها و تجربیات کوچک» امکان تبلور و رشد داشته باشند و بزرگ شوند. گاهی این تجربیات کوچک به اندازه‌ای بزرگ می‌شوند که می‌توانند کسب و کار اصلی سازمان را نیز تحت‌الشعاع قرار دهند و حتی تبدیل به مهمترین کسب و کار سازمان شوند! اما متاسفانه «بسیاری از مدیران فرمان کلی زایش [تجربیات و ایده‌ها] را می‌پذیرند اما در طراحی ساز وکارهایی که منجر به آن شوند کم‌توجه یا ناتوان هستند.»

تجربه‌ی موفق شرکت 3M در ایجاد ساز وکارهای ارتقای نوآوری، درس‌آموز است. 3M شرکتی است با بیش از ۲۳ میلیارد دلار درآمد سالانه، ۷۶ هزار کارمند، بیش از ۵۵ هزار محصول مختلف از جمله: چسب، مواد ساینده، ورقه، محصولات دندان، مواد الکترونیکی، محصولات پزشکی، مدار الکترونیکی و ... . محصولات این شرکت در بیش از ۲۰۰ کشور به فروش می‌رود (+).

در کتاب، ۹ مکانیزمی که شرکت 3M برای ارتقای نوآوری به کار می‌گیرد نام برده شده است. از آن جمله، موارد زیر جالب توجه است و می‌توان آن‌ها را با اندکی بومی‌سازی در شرکتهای ایرانی نیز به کار گرفت:

-        آئین‌نامه ۱۵ درصد: یکی از سنت‌های قدیمی شرکت است که به افراد فنی اجازه می‌دهد ۱۵ درصد از وقت خود را به انتخاب خویش در هر پروژه‌ای که مایلند صرف کنند. این کار «ایجاد کننده زمینه آزمایش‌های خلاقانه» در شرکت است.

-        آئین‌نامه ۳۰ درصد: ۳۰ درصد درآمد سالیانه هر قسمت باید از محل فروش فرآورده‌ها و خدمات جدید تامین شود به شرطی ‌که بیش از ۴ سال از زمان عرضه آن‌ها نگذشته باشد. این کار «انگیزه‌ مناسبی برای خلق ایده‌های جدید» ایجاد می‌کند.

-        تریبون فرآورده‌های جدید: گردهم‌آیی است که در آن افراد از قسمت‌های مختلف دور هم جمع شده و به بیان آخرین یافته‌ها و فرآوردهای بخش خود می‌پردازند.

-        تفویض فرصت «مدیریت مالکانه»: اگر کارمندان موفق به عرضه یک فرآورده جدید در شرکت شوند،‌ حق دارند آن پروژه را به هر نحو که مایلند اداره کنند،‌ انگار که مالک آن هستند.

با ایجاد چنین ساز و کارهایی، جملات زیر به ورد زبان کارکنان 3M تبدیل شده است:

-        تشویق کنید! نق نزنید! بگذارید افراد نظرشان را بگویند.

-        افراد نخبه را استخدام کنید و آنها را به اختیار خود بگذارید.

-        اگر افراد را محدود کنید، معلوم می‌شود آنها را با گوسفند اشتباهی گرفته‌اید!

-        تجربه کردن و آزمودن را تشویق کنید!

موثرترین راهکار برای ارتقای عملکرد تیم

به نام خداوند مهرگستر مهربان

سلام

هاروارد بیزینس ریویو، مجله معتبر دنیای مدیریت، در شماره آوریل ۲۰۱۵ خود مقاله‌ای با نام «بازآفرینی مدیریت عملکرد» (Reinventing Performance Management) را به چاپ رسانده است. این مقاله به تجربه نوین شرکت خدمات دیلوییت (Deloitte) (مستقر در نیویورک با عمر ۱۷۰ ساله و درآمد سالیانه بیش از ۳۴ میلیارد دلار و بیش از ۲۱۰ هزار کارمند) می‌پردازد. شرح این مقاله در حوصله‌ی این نوشته نمی‌گنجد اما درس‌آموزترین نکته‌ای که می‌توان از این مقاله برداشت کرد را می‌توان به صورت زیر خلاصه نمود:

تیم‌هایی در سازمان دارای بهترین عملکرد هستند که رهبران آن‌ها، با هر یک از اعضای تیم به صورت «حداقل هفتگی» نشست‌های کوتاه بررسی (Check-in) برگزار کنند.

رهبران این تیم‌ها در این ارتباطات؛ فعالیت‌های زیر را انجام می‌دهند:

·        شفاف کردن انتظارات: انتظاراتی که از فرد در هفته آتی دارند را به صورت شفاف (به همراه چرایی آن‌ها) به او انتقال می‌دهند.

·        تعیین/اصلاح اولویت‌ها: اولویت‌های کاری را مرور و اصلاح می‌کنند.

·        بازخورد درباره فعالیت‌های هفته‌ی گذشته: فعالیت‌هایی که اخیرا توسط فرد انجام شده را مرور و بر روی آن‌ها «کامنت» می‌گذارند.

·        انتقال اطلاعات جدید و مفید: اطلاعات جدیدی که در مورد کارها به آن دست یافته‌اند را به فرد انتقال می‌دهند.

·        مربی‌گری: سعی می‌کنند مانند یک مربی دلسوز،‌ ویژگی‌ها و مهارت‌هایی که فرد باید آن‌ها را در خود تقویت کنند را به او گفته و در مسیر دستیابی به آن‌ها او را راهنمایی کنند.

با دستیابی به این نتیجه، مسئولان این شرکت تمامی رهبران تیم‌های خود را موظف کرده‌اند که حتما با هر عضو تیم خود در هر هفته،‌ حداقل یک نشست‌کوتاه (Check-in) برقرار کند. آن‌ها معتقدند که اگر این نشست‌ها حداقل یک‌بار در هفته برگزار نشود، ممکن است اولویت‌ کارها فراموش شود و به جای اینکه مکالمه‌ی رهبر و عضو تیم معطوف به آینده‌‌ی نزدیک گردد، به بحث در مورد چرایی عملکرد درگذشته توجه شود. علاوه بر این طبق بررسی کارشناسان این شرکت، هر اندازه که بسامد این نشست‌های کوتاه بیشتر باشد، احتمال دلبسته ‌شدن/ماندن فرد به سازمان افزایش خواهد یافت.

در پایان این جمله از مقاله نیز درس‌آموز است؛ جمله‌ای که به نظر می‌رسد در پاسخ به اعتراض یا دلخوری برخی از رهبران تیم‌ها (مبنی بر اینکه ما برای انجام فعالیت‌های معمول خود نیز وقت نداریم، چرا کار دیگری برای ما می‌تراشید؟!)‌عنوان شده باشد:

For us, these check-ins are not in addition to the work of a team leader; they are the work of a team leader

برای [سازمان] ما؛ این نشست‌های بررسی و بازخورد، کاری اضافه بر کارهای رهبر تیم نیست؛ بلکه کار رهبر تیم، همین است!

مدیران «خیرخواه» موفق‌تر از مدیران «خودخواه»!

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام 

هاروارد بیزینس ریویو، مجله معتبر دنیای مدیریت، در شماره آوریل ۲۰۱۵ خود مقاله‌ای با نام «محاسبه بازده شخصیت» (Measuring the return on Character) را به چاپ رسانده است. این مقاله در جستجوی پاسخ به این سوال بوده است که «آیا میان ویژگی‌های شخصیتی مدیران سازمان‌ها با دستاوردهای مالی و تجاری سازمان رابطه‌ای برقرار است یا خیر؟»ء

محققان برای دستیابی به پاسخ،‌ با بررسی بیش از ۵۰۰ صفت اخلاقی،‌۴ اصل اخلاقی اساسی را برگزیده‌اند: صداقت (Integrity)، مسئولیت (Responsibility)، بخشندگی (Forgiveness) و دلسوزی (Compassion). این ۴ اصل در ۸۴ سازمان غیرانتفاعی امریکایی مورد پرسش قرار گرفته است، سازمان‌هایی که عملکرد تجاری آنها نیز مشخص بوده است.ء

نتیجه کاملا قابل توجه ‌و البته مقداری دور از انتظار بوده است: سازمان‌هایی که در آن،‌ کارکنان احساس می‌کنند دارای «مدیرعاملی خیرخواه» هستند (مدیر عاملی که امتیاز بالایی در ۴ صفت فوق‌الذکر دارد) به طور محسوسی عملکرد بهتری نسبت به سازمان‌هایی دارند که مدیرعامل آن‌ها از دید کارکنان فردی «خودخواه» به شمار می‌رود.ء

نکته جالب اینجاست که معمولا این گونه مدیران از این ضعف شخصیتی خود،‌ آگاه نیستند! در همین پژوهش، ‌مدیرانی که از دید کارکنان خودخواه بوده‌اند، به خودشان امتیازات بسیار بالایی در این ۴ اصل داده‌اند در حالی که مدیران خیرخواه - با داشتن مقداری تواضع- به خودشان نمرات کمتری داده‌اند.ء

اما آیا تغییر در شخصیت ممکن است؟! پاسخ مثبت است. مشروط بر اینکه فرد با گشودگی این ضعف را قبول کند و از راهنمایی مربیان و مشاوران برای اصلاح آن استقبال نماید.