چگونه در توسعه محصول به تمرکز برسیم و شرایط را برای کار هدفمند فراهم کنیم؟

 این نوشتار بر اساس مصاحبه ای با فیجی سایمو از مدیران ارشد محصول فیسبوک تهیه شده است. متن کامل و اصلی مصاحبه از اینجا قابل دسترس است.

شاید بیشترین چیزی که «فیجی سایمو» معاون محصول فیسبوک به آن مشهور است، توانایی شگرف او در درگیر شدن با تعداد زیادی پروژه مهم بدون از دست دادن تمرکز(Focus) باشد. سایمو در فیسبوک تیمی با بیش از 400 مدیر محصول و مهندس دارد.

دو سال پیش، در دوران بارداری، تمرکز بروزِ خیلی بیشتری در کار سایمو داشت چون بدلیل دور بودن فیزیکی از محیط کاری، مجبور بود فقط روی مسائل ضروری وقت بگذارد. سایمو با حذف هر چیز غیرضروری، توانست روی مهمترین اولویت­های استراتژیک تمرکز کند. او این دوران را بسیار بهره­ ورتر از دورانی که در دفتر کارش بوده می­داند!

سایمو میگوید اعضای شرکتش فیسبوک، شانس این را دارند در صنعتی کار کنند که فرصتهای عالی در دسترس زیادی می­بینند. وسوسه کننده است که به همه آنها بپردازند ولی پرداختن به همه آنها محال است. تنها آدمها نیستند که ممکن است تمرکز خود را از دست دهند، محصولات نیز این چنین هستند.

"هرچقدر هم که با تجربه و باهوش باشید، به سادگی ممکن است در نهایت به «محصولات فرانکشتین» برسید چون میخواهید به همه اهداف در آن واحد دست یابید بدون اینکه درک روشنی از مهمترین هدف داشته باشید."

سایمو تاکید دارد تمرکز این نیست که بصورت همزمان چند کار انجام ندهید. بلکه تمرکز یعنی واقعا بفهمید می­خواهید به چه برسید و فعالیتهای خود را کاملا حول آن شکل دهید.

در این مصاحبه، او تاکتیکها، اقدامات، عادات و دیدگاهی که به تمرکز خودش و تیمش منجر شده را بیان میکند.

تمرکز روی مقصود کار

تمرکز یعنی انجام کارها با یک مقصود شفاف و کسب اطمینان از اینکه همه تصمیماتمان منطبق بر مقصودمان است.

سوالاتی برای یافتن تمرکز در یک پروژه میتوانید بپرسید:

1.      مسأله اصلی که این محصول آن را حل می­کند چیست؟

2.      کسانی که ما این مسأله را برای آنها حل می­کنیم چه کسانی هستند؟

3.      می­خواهیم محصول ما چه احساسی را به وجود آورد؟

4.      آیا این پیاده­ سازی خاص همراستا با مسأله ­ای است که حل می­کنیم؟

5.      آیا این محصول/قابلیتی است که احتمالا با موفقیت مشکل را حل می­کند؟

سایمو این سوالات را در بین جلسات هفتگی بازبینی محصولات می ­پرسد. خیلی مهم است که این سوالات در ابتدای هر پروژه پرسیده شوند و پاسخ­های کاملی به آنها داده شود؛ ولی ادامه پرسیدن آنها در طول پروژه کمک می­کند که پروژه بصورت ناخودآگاه از مسیر خود خارج نشود.

" من قبل از پرداختن به مشخصات محصول و نحوه پیاده­ سازی، زمان زیادی را اختصاص می­دهم که مطمئن شوم مقصود(intent) کاملا شفاف است."

برای حفظ تمرکز جمعی، تیم ­های محصولی سایمو در فیسبوک، بر مبنای مقصود کارشان سازماندهی شده ­اند نه نام اولیه آنها یا برچسب پروژه ­شان یا حتی چشم ­انداز محصول.

به عنوان مثال سایمو تیمی داشته که «روی مسأله کمک به سلبریتی­ ها برای ارتباط نزدیک با مخاطبانشان» متمرکز بوده است. یکی از اصلی­ ترین چیزهایی که تیم روی آن کار میکرده، یک محصول سؤال و جواب بوده که به سلبریتی ­ها کمک کند به طرفدارانشان بصورت متنی پاسخ دهند. اما این تیم در گفتگو با سلبریتی ­ها متوجه می­شود که اکثر آنها پاسخ ویدیویی را جذاب­تر و بهره ­ور­تر می­دانند. این موضوع انگیزه اولیه ایجاد فیسبوک لایو می­شود. اگر آنها بجای مسأله، روی محصولی که در ذهن داشتند تمرکز کرده بودند، احتمالا به تمرکز روی ابزارهایی که پاسخ­دهی به سؤالات را ساده­ تر می­کند ادامه می­دادند. اما حالا آنها می ­توانستند فرصت بزرگتری را برای خلق یک روش کاملاً جدید ارتباط بین سلبریتی ­ها و مخاطبانشان پیگیری کنند. اگر تیم بر اساس محصولش، یعنی سؤال و جواب، تعریف می­شد، احتمالا نسبت به حرکت به سمت راه­ حل بسیار بهتر، یعنی ویدئو زنده، بسیار بسته­ تر عمل می­کرد.

با در نظر داشتن نتیجه مورد نظر به عنوان ستاره قطبی خود، تیم­های محصولی دیگر از ابتدا با «محصولات» یا «قابلیتهای» احتمالی که می­توانند بسازند محدود نمی­شوند. بلکه رها می­شوند تا بچرخند و نوآوری کنند تا زمانی که بهترین راه­ حل ممکن را بیابند؛ حتی اگر راهی باشد که در ابتدا اصلا به ذهنشان نرسیده بود.

تمرکز به معنی سفر در یک خط مستقیم نیست.

تمرکز به معنی اینکه بدون تغییر به سمت هدفی بروید نیست. تمرکز یعنی توجه فزاینده­ ای به این داشته باشید که چگونه باید جهت پروژه را تغییر دهید. در طول مسیر تغییرات کوچک و زیاد بسیار ساده ­تر از یک تغییر بزرگ است. ولی قبل از انجام این تغییرات کوچک، نیازمند این هستید که نیاز به تغییر را تشخیص دهید. این تشخیص نیازمند تفکر مداوم، آگاهی از خود، و تمایل به چرخش هنگام پدیدار شدن اطلاعات جدید است.

"وقتی وضعیت شما تغییر می­کند، تمرکز شما نیز باید تغییر کند. ولی وقتی خیلی مشغول باشید(که همه ما هستیم)، وقت نمی­کنید بررسی کنید آیا مقاصدتان همچنان صحیح هستند؟ و آیا تصمیماتی که می­گیرید همچنان در راستای این مقاصد هستند؟"

شما باید بصورت مستمر دو سوال کلیدی را از خود بپرسید:

1.      آیا این اهداف و مقاصد همچنان صحیح هستند؟

2.      آیا تصمیمات اخیر من همراستا با این مقاصد هستند؟

سایمو در تقویم خود هر هفته زمانی را برای ارزیابی مقاصد و اقدامات خود در نظر می­گیرد. در این زمانها، او تمام تصمیمات مهم هفته گذشته و جلسات رخ داده را بررسی می­کند تا ارزیابی کند آیا آنها منطبق با آنچه بدنبالش بوده هستند؟ سایمو صبح اول هر هفته بین 30 تا 60 دقیقه را روی تقویم خود ثبت می­کند تا مطمئن شود اقداماتش همراستا با مقاصدش است.

این جلسات هفتگی دستورجلسه زیر را دارند:

1.           لیست کردن اولویتهای اصلی سازمان

2.           چک کردن اینکه اولویتهای شخصی­مان برای هفته همچنان همراستا با اولویتهای کلان است.

3.           بررسی هر گونه اطلاعات جدید که موجب تغییر در اولویتها میشود.

4.           مقایسه اولویتها و تخصیص زمان، جسات و تعهدات ما.

5.           ایجاد هر گونه اصلاحات لازم در برنامه ­های تقویم برای اینکه بهتر اولویتهای شما را نشان دهد.

6.           توجه به هر تغییر در اولویتها که تیم شما را متأثر می­کند و نیازمند مراوده با تیم است.

"تمرکز واقعی یعنی همراستا شدن با هدفتان، چه هدف شما در یک پروژه یا هدف بالاتر شما در زندگی. وقتی که اقدامات نشان دهنده مقاصد باشند، شما همراستا با مأموریت شخصی خود هستید. تنها آن وقت است که واقعا می­ توانید بدرخشید."

"ابتدای هفته من به جلسات بزرگی که در طول هفته دارم نگاه میکنم و برای هر کدام، یک دستورجلسه شفاف از چیزی که بصورت شخصی یا گروهی میخواهم از آن جلسه بدست بیاورم می­نویسم. به این شیوه در طول هفته که از جلسه­ ای به جلسه دیگر می­روم، می­دانم که اهدافم چیست. در واقع چک لیستی از چیزهایی که از جلسه می­خواهم و درک اولویتها، باعث میشود که اولویتها و اقدامات تیم همراستا بماند."

"جلسات صبح اول هفته با خودم، مشخص کننده مواردی است که می خواهم به تیمم منتقل کنم. بهرحال تیم من هستند که کمک می­کنند هدفم به باقی سازمان گسترش یابد. وقتی که یک مدیر یا رهبر هستید، انتقال مستمر اولویت هایتان به تیم­تان کلیدی است. تیم باید با هر گونه تغییر اولویت هایتان منطبق شود."

هدفمند بودن، یکپارچگی نهایی در رهبری است. یعنی ارزش­ها و مقاصدتان را شفاف بیان کنید، سپس پولتان را جایی که حرفش را زده ­اید خرج کنید.

وقتی که سایمو و تیمش موفقیت اولیه «لایو» را مشاهده کردند و اولویت اولشان پرداختن به لایو شد، اقداماتشان نیز باید مؤید این موضوع می شد. به همین دلیل تصمیم گرفتند پروژه­ های دیگر را متوقف کنند و در یک هفته بیش از 100 مهندس را به تمرکز روی توسعه لایو منتقل کنند. "این تغییر بزرگی است اما اگر شما فکر کنید برخی تغییرات اینچنینی غیر ممکن هستند، فرصتها را از دست می­دهید."

چه مدیر یک شرکت نوپای کوچک باشید و چه یک بخش بزرگ از یک شرکت عظیم را هدایت کنید، جایی که خودتان و افراد را قرار میدهید، همیشه یکی از بزرگترین نشانه­ ها و تجلی تمرکز شما است. نحوه تخصیص نیروها همواره باید بررسی شود و هم جهت با چیزی باشد که میخواهید بدست آورید.

بصورت هفتگی این سؤالات را از خود بپرسید تا ببینید آیا تخصیص نیروها و سایر منابع مبتنی بر اولویتهای شما هستند؟:

1.      آیا افراد کافی روی این پروژه داریم؟

2.      آیا افراد مناسب را روی این پروژه داریم؟

3.      چه جاهایی باید کوتاه بیاییم تا پاسخ دو سوال قبلی، بله بشود؟

دقت کنید که فرق یک تغییر با یک تکان بدون کنترل و خشن، این است که در اولی همه مقصود پشت آن تغییر مسیر را می­ دانند. باید اهمیت و نیت تغییرات برای همه شفاف شود. برای تغییر در جهت لایو، سایمو همه 100 نفر را در اتاق جمع کرد و با داده­ نشان داد که این محصول چه فرصتی را فراهم میکند. بعلاوه همه پروژه­ های حال حاضر را بررسی و مقایسه کرد تا نشان دهد چرا باید برای بدست آوردن فرصت بزرگتر، آنها را کنار گذاشت.

"تنها راه داشتن این مقدار از انعطاف، ساخت فرهنگی است که تغییر را کاملا قابل انتظار و قابل پذیرش می­کند. این چیزی است که درد این لحظات را کمتر می­کند. شما این فرهنگ را از این طریق بوجود می­ آورید که افراد را مسئول یک مسأله بگذارید و نه یک محصول؛ بعلاوه تاکید مستمر بر این موضوع که در بازاری فعالیت می­کنید که فرضیات تغییر می­کنند و این موضوع مشکلی نیست؛ و در نهایت عرضه سریع محصولات برای اخذ بازخورد اولیه و اصلاح مسیر متناسب با آن. اگر شما همه این کارها را بکنید، سازمانی ایجاد می­کنید که تغییر را جذب می­کند؛ و این حیاتی است." 

ایجاد شرایط ایده ­آل برای تمرکز

"تقویم من قدرتمندترین ابزارم برای جاری­ سازی اولویت­ هایم است. مهم است که شما در مورد نحوه صرف زمان خود پیش فعال باشید بجای اینکه آن را در اختیار دیگران قرار دهید."

هر سه ماه سایمو تقویم خود را بررسی می­کند تا ببیند چند درصد از زمانش صرف هر پروژه شده، چند درصد صرف جلسات با افراد و چند درصد صرف جلسات بزرگ شده، چند درصد از زمانش صرف جذب افراد، چند درصد صرف مدیریت افراد، و چند درصد صرف ساخت محصولات شده است. سپس اهدافی برای متناسب ­سازی این قسمتها برای سه ماهه بعد تنظیم می­کند. او دقت می­کند که بخش­ بندی زمانش مؤید اولویت­ هایش باشد. همچنین در این بررسی، می­توان جلسات مستمری که دیگر در جهت اهداف با اولویت مثمرثمر نیستند را حذف کرد.

معمولا «مسائل فوری» در طول هفته ظاهر میشوند و بجای مسائلی که می­خواستید بر آنها تمرکز کنید، تقویم شما را پر می­کنند. به این صورت شما دچار شلوغی بیش از حد و در نهایت فرسودگی کامل می­شوید. در حالی که اکثرا این مسائل غیرضروری هستند. "مسائلی که واقعا فوری باشند و باید برای آنها تمرکز خود را از اولویتهای استراتژیک خود دور کنید، بسیار کمیاب هستند."

داشتن یک «موضوع زمینه(Theme)» خاص برای هر هفته، کمک می­کند که راحت­تر متوجه شوید چه چیز واقعا مهم است و تشخیص دهید کدام یک از جلسات پیشنهادی به اندازه کافی با اولویت­های شما همراستا نیست تا در تقویم آن هفته قرارش دهید. منظور سایمو از «موضوع» یک موج مشخص بهره­ وری مانند تحلیل داده برای اخذ یک تصمیم مشخص، تنظیم داستان برای یک محصول، بررسی عمیق­تر طراحی­ های یک حوزه خاص، ساخت یک دسته مشخص از قابلیتها، و تست کاربردی، است.

درست است که نمی­توانید به دعوت به جلسات یا ایمیل­های دریافتی پاسخ ندهید، ولی می­توانید تقویم خود را به شکلی تدافعی ­تر و پیش ­فعالانه مدیریت کنید. مثلا می­توانید پاسخ دهید که این هفته روی فلان موضوع متمرکز هستید و اگر این مسأله فوری نیست، بررسی آن را به هفته بعد موکول کنیم؛ یا اگر به کمی زمان احتیاج دارید، می­توانید بگویید که در حال حاضر کاملا روی فلان موضوع متمرکز هستید بنابراین اگر مسأله جدید از طریق ایمیل بیان شود شما به آن پاسخی خواهید داد؛ یا می­توانید پاسخ دهید که این هفته نیاز است که کاملا روی فلان موضوع متمرکز باشید و اگر نیاز به پاسخ فوری راجع به مسأله جدیدی وجود دارد، به فلان مدیر مرتبط دیگر که تمرکزش روی آن موضوع است، رجوع شود. البته این واگذار کردن مسائل مبتنی بر توانمندسازی مدیران دیگر بر مبنای اولویتهای آن­ها است و نه صرفا رد کردن امور.

برای اینکه اطلاع از اولویتهای یکدیگر بین همه شفاف باشد، اولویتها بصورت مستمر در جلساتی در ابتدای هفته مرور می­شوند. به این ترتیب همه از اولویتهای جاری کل سازمان، مدیر ارشد بخش، و هر بخش زیرمجموعه او آگاه می­شوند. پس از این جلسات جمعی، سایمو جلساتی یک به یک دارد تا اولویتهای اعضای دیگر تیم و نحوه مواجهه آنها با اولویتها را دریابد. پس از دریافتن یک اولویت بالا، قدم بعدی پرسیدن این سوال است که چه کاری نیاز است انجام شود تا فلان پروژه سریعتر پیش رود؟

"معمولا پاسخ این است که باید روی آن بیشتر وقت بگذاریم. در این صورت سعی میکنیم همه مسائل دیگری که ممکن است حواس تیم را از این اولویت پرت کند، بررسی کنیم و کنار بگذاریم. همه اینها ممکن است کاملا واضح بنظر برسند ولی من آدمهای زیادی دیده ­ام که نظم مورد نظر برای انجام این فرایند را نداشته ­اند و در انتها در وضعیتی قرار گرفته ­اند که اولویت های خود را می­دانند ولی با تخصیص جدی زمان و انرژی خود، به پیشبرد آنها نمی­ پردازند."

تمرکز روی اولویتها به معنی ایجاد نقاط عطف برای خودتان است که می­تواند از طریق جلسات هفتگی با خودتان، سازمانتان و مدیرتان باشد که منجر به افزایش اقداماتی شود که به دستیابی به مقاصدتان کمک می­کنند.

 

برنامه­ ریزی برای حواس پرتی­ های بالقوه

وجود چند جلسه یا مسأله که توسط کسی دیگر قابل بررسی نیستند و یا امکان تعویق آنها وجود ندارد، چاره ­ناپذیر است؛ ولی همین ­ها نیز نباید باعث بهم خوردن تمرکز شما شوند. برای کاهش این زمان­ها می­توان راهکارهای مختلفی داشت. بعنوان مثال سایمو سعی می­کند تا حد امکان جلسات خود را کوتاه تنظیم کند به نحوی که جلسات فرد به فرد او بصورت پیشفرض 15 دقیقه است که غالبا برای بیان موضوع و نتیجه­ گیری کافی است. همچنین برای مسائل پیش­بینی نشده، می­توان ساعاتی مشخص در روز یا هفته را رزرو نگاه داشت.

"نمی­خواهم بگویم کاملاً استاد تمرکز و برنامه­ ریزی هستم. تمرکز روی مقصد مانند یک الماس است که باید آن را صیقل بزنید و خالص کنید تا واقعا بدرخشد. اما زمانی که کاملاً درگیر چیزی هستم که روی آن تمرکز کرده ام، وقتی که تقویمم متناسب با تمرکزم است، وقتی که تصمیماتم متناسب با تمرکزم است، و همه اینها همراستا هستند، زمانی است که بیشتر از همه بهره ­ور و کارامد ام."

"تمرکز روی مقاصدم چیزی است که قدرت من ناشی از آن است. تصور کنید چه چیزهای بزرگی می­توانید بدست آورید وقتی که هر ذره انرژی شما در جهت اهدافتان بکار می­رود؛ شما می­توانید یک قدرت طبیعت شوید!"