موثرترین راهکار برای ارتقای عملکرد تیم

به نام خداوند مهرگستر مهربان

سلام

هاروارد بیزینس ریویو، مجله معتبر دنیای مدیریت، در شماره آوریل ۲۰۱۵ خود مقاله‌ای با نام «بازآفرینی مدیریت عملکرد» (Reinventing Performance Management) را به چاپ رسانده است. این مقاله به تجربه نوین شرکت خدمات دیلوییت (Deloitte) (مستقر در نیویورک با عمر ۱۷۰ ساله و درآمد سالیانه بیش از ۳۴ میلیارد دلار و بیش از ۲۱۰ هزار کارمند) می‌پردازد. شرح این مقاله در حوصله‌ی این نوشته نمی‌گنجد اما درس‌آموزترین نکته‌ای که می‌توان از این مقاله برداشت کرد را می‌توان به صورت زیر خلاصه نمود:

تیم‌هایی در سازمان دارای بهترین عملکرد هستند که رهبران آن‌ها، با هر یک از اعضای تیم به صورت «حداقل هفتگی» نشست‌های کوتاه بررسی (Check-in) برگزار کنند.

رهبران این تیم‌ها در این ارتباطات؛ فعالیت‌های زیر را انجام می‌دهند:

·        شفاف کردن انتظارات: انتظاراتی که از فرد در هفته آتی دارند را به صورت شفاف (به همراه چرایی آن‌ها) به او انتقال می‌دهند.

·        تعیین/اصلاح اولویت‌ها: اولویت‌های کاری را مرور و اصلاح می‌کنند.

·        بازخورد درباره فعالیت‌های هفته‌ی گذشته: فعالیت‌هایی که اخیرا توسط فرد انجام شده را مرور و بر روی آن‌ها «کامنت» می‌گذارند.

·        انتقال اطلاعات جدید و مفید: اطلاعات جدیدی که در مورد کارها به آن دست یافته‌اند را به فرد انتقال می‌دهند.

·        مربی‌گری: سعی می‌کنند مانند یک مربی دلسوز،‌ ویژگی‌ها و مهارت‌هایی که فرد باید آن‌ها را در خود تقویت کنند را به او گفته و در مسیر دستیابی به آن‌ها او را راهنمایی کنند.

با دستیابی به این نتیجه، مسئولان این شرکت تمامی رهبران تیم‌های خود را موظف کرده‌اند که حتما با هر عضو تیم خود در هر هفته،‌ حداقل یک نشست‌کوتاه (Check-in) برقرار کند. آن‌ها معتقدند که اگر این نشست‌ها حداقل یک‌بار در هفته برگزار نشود، ممکن است اولویت‌ کارها فراموش شود و به جای اینکه مکالمه‌ی رهبر و عضو تیم معطوف به آینده‌‌ی نزدیک گردد، به بحث در مورد چرایی عملکرد درگذشته توجه شود. علاوه بر این طبق بررسی کارشناسان این شرکت، هر اندازه که بسامد این نشست‌های کوتاه بیشتر باشد، احتمال دلبسته ‌شدن/ماندن فرد به سازمان افزایش خواهد یافت.

در پایان این جمله از مقاله نیز درس‌آموز است؛ جمله‌ای که به نظر می‌رسد در پاسخ به اعتراض یا دلخوری برخی از رهبران تیم‌ها (مبنی بر اینکه ما برای انجام فعالیت‌های معمول خود نیز وقت نداریم، چرا کار دیگری برای ما می‌تراشید؟!)‌عنوان شده باشد:

For us, these check-ins are not in addition to the work of a team leader; they are the work of a team leader

برای [سازمان] ما؛ این نشست‌های بررسی و بازخورد، کاری اضافه بر کارهای رهبر تیم نیست؛ بلکه کار رهبر تیم، همین است!