موثرترین راهکار برای ارتقای عملکرد تیم

به نام خداوند مهرگستر مهربان

سلام

هاروارد بیزینس ریویو، مجله معتبر دنیای مدیریت، در شماره آوریل ۲۰۱۵ خود مقاله‌ای با نام «بازآفرینی مدیریت عملکرد» (Reinventing Performance Management) را به چاپ رسانده است. این مقاله به تجربه نوین شرکت خدمات دیلوییت (Deloitte) (مستقر در نیویورک با عمر ۱۷۰ ساله و درآمد سالیانه بیش از ۳۴ میلیارد دلار و بیش از ۲۱۰ هزار کارمند) می‌پردازد. شرح این مقاله در حوصله‌ی این نوشته نمی‌گنجد اما درس‌آموزترین نکته‌ای که می‌توان از این مقاله برداشت کرد را می‌توان به صورت زیر خلاصه نمود:

تیم‌هایی در سازمان دارای بهترین عملکرد هستند که رهبران آن‌ها، با هر یک از اعضای تیم به صورت «حداقل هفتگی» نشست‌های کوتاه بررسی (Check-in) برگزار کنند.

رهبران این تیم‌ها در این ارتباطات؛ فعالیت‌های زیر را انجام می‌دهند:

·        شفاف کردن انتظارات: انتظاراتی که از فرد در هفته آتی دارند را به صورت شفاف (به همراه چرایی آن‌ها) به او انتقال می‌دهند.

·        تعیین/اصلاح اولویت‌ها: اولویت‌های کاری را مرور و اصلاح می‌کنند.

·        بازخورد درباره فعالیت‌های هفته‌ی گذشته: فعالیت‌هایی که اخیرا توسط فرد انجام شده را مرور و بر روی آن‌ها «کامنت» می‌گذارند.

·        انتقال اطلاعات جدید و مفید: اطلاعات جدیدی که در مورد کارها به آن دست یافته‌اند را به فرد انتقال می‌دهند.

·        مربی‌گری: سعی می‌کنند مانند یک مربی دلسوز،‌ ویژگی‌ها و مهارت‌هایی که فرد باید آن‌ها را در خود تقویت کنند را به او گفته و در مسیر دستیابی به آن‌ها او را راهنمایی کنند.

با دستیابی به این نتیجه، مسئولان این شرکت تمامی رهبران تیم‌های خود را موظف کرده‌اند که حتما با هر عضو تیم خود در هر هفته،‌ حداقل یک نشست‌کوتاه (Check-in) برقرار کند. آن‌ها معتقدند که اگر این نشست‌ها حداقل یک‌بار در هفته برگزار نشود، ممکن است اولویت‌ کارها فراموش شود و به جای اینکه مکالمه‌ی رهبر و عضو تیم معطوف به آینده‌‌ی نزدیک گردد، به بحث در مورد چرایی عملکرد درگذشته توجه شود. علاوه بر این طبق بررسی کارشناسان این شرکت، هر اندازه که بسامد این نشست‌های کوتاه بیشتر باشد، احتمال دلبسته ‌شدن/ماندن فرد به سازمان افزایش خواهد یافت.

در پایان این جمله از مقاله نیز درس‌آموز است؛ جمله‌ای که به نظر می‌رسد در پاسخ به اعتراض یا دلخوری برخی از رهبران تیم‌ها (مبنی بر اینکه ما برای انجام فعالیت‌های معمول خود نیز وقت نداریم، چرا کار دیگری برای ما می‌تراشید؟!)‌عنوان شده باشد:

For us, these check-ins are not in addition to the work of a team leader; they are the work of a team leader

برای [سازمان] ما؛ این نشست‌های بررسی و بازخورد، کاری اضافه بر کارهای رهبر تیم نیست؛ بلکه کار رهبر تیم، همین است!

«رضایت شغلی» به سبک «ننه شکوه نمک‌فروش»!

بسم الله الرحمن الرحیم

محققان زیادی در سالهای اخیر تلاش کرده‌اند راز «رضایت شغلی» انسان‌ها در سازمان را بیابند. پژوهش‌های متعدد کمی و کیفی با هدف شناسایی «چرایی» و «چگونگی» ایجاد انگیزه در کارکنان سازمان و نیز ارتقای رضایت شغلی آنان انجام شده و همچنان می‌شود و البته نتایجی جالب توجه - و حتی گاه، متناقض- نیز حاصل شده است.

«پرداخت‌های مالی انگیزشی» «همکاران مناسب» «رفتارهای مدیر» «با معنا بودن شغل» «سازگاری فرد با اهداف و ماموریت سازمان» «فرهنگ سازمان» و چندین و چند عامل دیگر، بر شمرده شده و کارکنان واحد منابع انسانی سازمانها، همواره تلاش می‌کنند تا با درس‌آموزی از این نتایج، در ارتقای «انگیزه» و «رضایت شغلی» سرمایه‌های انسانی سازمان خویش، اثرگذار باشند.

شاید اگر کسی در این پارادایم «کاملا وارداتی» زندگی کند، با مشاهده‌ی این قطعه فیلم سه دقیقه‌ای که شرح حال مختصری از زندگی کاری «شکوه نمک‌فروش» است، انگشت حیرت به دهان بگذارد و در عجب بماند که این زن تنها، چگونه با اشتغال به کاری چنین طاقت‌فرسا و سخت، توانسته ۱۴ فرزند خود را بزرگ کند و به واقع «به شغلش عشق بورزد». زنی که ۴۰ سال است از صبح تا غروب در حاشیه‌ی جاده‌ای به کشت نمک مشغول است، «رزق حلال» کسب می‌کند،‌ و در پاسخ به این سوال که «کارت را چقدر دوست داری؟» می‌گوید: «خیلی! خیلی والله! اصلا کیف می‌برم از این کار؛ واقعا کیف می‌برم!»

 

او که معتقد است که «نان درآوردن»، «جهاد اصغر» است، پول حلالی که کسب می‌کند را می‌بوسد و می‌گوید: «دو نتیجه‌ای که دارد، برایش از تمام دنیا با ارزش‌تر است!»

به نظرم این‌طور زندگی کردن اگرچه سخت و طاقت‌فرساست و شاید از دید ما، چندان «موفقیت‌آمیز» هم نباشد اما «صفا» و «صمیمیت» و «موفقیت» و «رضایت» خاص خودش را دارد! نظر شما چیست؟! 

وانمود کنید موفق هستید؛ و موفق شوید!

بسم الله الرحمن الرحیم

اخیرا سخنرانی جذاب، اثرگذار و درس آموز یکی از اساتید دانشگاه هاروارد را دیدم که در آن از تاثیر زبان بدن بر رفتار و احساسات خود ما می گفت. این سخنرانی با عنوان «زبان بدن شما، هویت شما را شکل می دهد (your body language shapes who you are)  با بیش از 25.5 میلیون بار بازدید، دومین ویدیوی پربیننده سایت TED.com است.

 

خانم امی کادی (Amy Cuddy) در این ارائه مدعی است که اگر «ژست قدرت» بگیریم و یا «وانمود کنیم» که قدرتمند هستیم - حتی در هنگامه ای که به خودمان اطمینان نداریم و احساس ضعف و ترس می کنیم- می توانیم موفق شویم. ثمره تحقیقات این روانشناس اجتماعی نشان می دهد که «وانمود کردن به قدرت» سبب افزایش ترشح «تستسترون» (هورمون تسلط و برتری‌) و کاهش «کورتیزول» (هورمون استرس و تنش‌) می شود که این امر مسبب احساس قدرت در ما می شود.

امی کادی در بخشی از ارائه خود به سرگذشت واقعی خود نیز اشاره می کند. وقتی که به خاطر حادثه ای درمی یابد که ضریب هوشی او به شدت پایین آمده است. اما او که از یک مربی خوب و دلسوز بهره می برده، تصمیم گرفته وانمود کند که قدرتمند است:

««... پیش از سخنرانی سال اولم، و سخنرانی سال اول در پرینستون یک سخنرانی بیست دقیقه‌ای است در برابر بیست نفر. همش همین. من خیلی می‌ترسیدم که روز بعد مچم را بگیرند برای همین بهش زنگ زدم و گفتم، «من می‌خوام دانشگاه را رها کنم.» بهم گفت: «...قراره از این به بعد هر سخنرانی‌ای که ازت خواسته می‌شه را انجام بدی. فقط می‌ری و انجامش می‌دی، حتی اگر وحشت‌زده باشی و فلج بشی و از ترس قالب تهی کنی، انجامش می‌دی تا برسی به این لحظه که بگی: «وای خدا، دارم انجامش می‌دم. انگار، به این تبدیل شدم. واقعا دارم انجامش می‌دم.» و من انجامش دادم و الان جلوی شما ایستاده ام و سخنرانی می‌کنم!!»

دیدن این ویدیوی آموزشی، درس آموز و موثر است.

نکته جالب این است که در اخلاق اسلامی نیز یکی از اثربخشترین راهکارها در مقابله با برخی از رذایل اخلاقی، وانمود کردن به فضایل اخلاقی است. به عنوان مثال در متون اخلاقی در مقابله با صفت «کبر» پیشنهاد می شود که فرد اگرچه در مواجهه با مردم احساس کبر و غرور دارد اما «خود را به تواضع بزند» و به عنوان مثال از مردم دلجویی کند و یا در مقابل آنها از جای خود بلند شود و ... . و یا اگر کسی از رذیله «جزع و بی صبری» رنج می برد، یک راهکار مناسب «تَصَبُّر» نماید و به خود قیافه ی انسانهای صبور را بگیرد!

 

رستگاری با ۶۶۸۰ تومان!!

بسم الله الرحمن الرحیم

سلام

جمعه،‌ زادروز دختر فرستاده‌ی ستوده‌ی رسول خدا،‌ حضرت فاطمه‌ی زهرا سلام الله علیها، بود. به این مناسبت - که در تقویم رسمی کشور ما، روز زن نام نهاده شده- هر ساله هدیه‌ای هر چند کوچک (عمدتا به صورت نقدی)‌ به اعضای سازمان داده می‌شد. اما امسال با مشورت چند نفر از دوستان تصمیم گرفتیم که کار بدیع و ماندگاری انجام دهیم: لوح تقدیری را خطاب به همسران اعضای سازمان تهیه و از آنان به خاطر حمایت از شوهران خود و اینکه سنگینی کار آنان را درک می‌کنند، تشکر کنیم.

با همین ایده، متنی مختصر و مفید (کمتر از ۲۰۰ کلمه) تهیه و در یک کاغذ تذهیب،‌ پرینت گرفته شد. این کاغذ در قالبی شکیل به همراه همان هدیه‌ای که هر ساله به اعضا داده می‌شد، عصر روز چهارشنبه (آخرین روز کاری قبل از موعد مقرر) در اختیارشان قرار گرفت.

ما برای این کار، تنها ۶۶۸۰ تومان (۶۵۰۰ تومان برای قاب و ۱۸۰ تومان برای برگه‌ی تذهیب)‌ و البته چند ساعتی زمان، بیشتر از سال‌های قبل هزینه کرده بودیم ولی بازخوردهایی که از این اتفاق

گرفتیم؛‌ بسیار جالب بود. عمده‌ی کسانی که این لوح تقدیر در اختیارشان قرار می‌گرفت، تحت تاثیر قرار می‌گرفتند. این تحت تاثیر قرار گرفتن به حدی بود که یکی از دوستان پیشنهاد داد: «ای کاش یک دوربین اینجا می‌گذاشتیم و از این صحنه‌ها تصویربرداری می‌کردیم!». همان شب دو نفر از اعضا تماس گرفتند و گفتند که همسرانشان تحت تأثیر قرار گرفته‌اند. و صبح فردا نیز بعضی از اعضا با خوشحالی از این اتفاق سخن می‌گفتند.

 

ما برای این کار چند نکته را رعایت کردیم:

·        متن را به صورت اختصاصی شده برای هر یک از همسران اعضا تهیه کردیم: متن رو به همسر عضو نگاشته شده بود و در متن نام عضو مورد نظر هم آورده شده بود: با این کار هم همسر فرد مورد تشویق قرار گرفته بود و هم همان فرد!

·        نامه به امضای عالی‌ترین عضو سازمان رسیده بود و او شخصا از همسران اعضا تشکر کرده بود.

·        به همراه این نامه، هدیه‌ای هم به رسم یادبود تقدیم شده بود.

·        برای اعضای مونث سازمان هم متن دیگری نوشته شده بود که به همراه یک شاخه‌ی گل رز توسط رئیس حوزه‌ی ریاست سازمان با حضور در محل کار آنان به آنان اهدا شد.

ما برای این کار هزینه‌ی مضاعف چندانی را متحمل نشدیم اما شواهد امر،‌ نشان‌دهنده‌ی رضایت اعضا و خانواده‌هایشان از این اتفاق است!

راهنمای تمام انتخابهای یک مدیر متفکر

بسم الله الرحمن الرحیم

اخیرا ریکاردو سِملِر مدیر تجاری معروف برزیلی در همایش ted در ریودوژانیرو از نحوه مدیریت نسبتا آنارشیستی(!) شرکتهای خود سخن گفت. ریکاردو سملر که بدلیل سبک خاص مدیریتی خود معروف شده در 21 سالگی بر اساس اعتماد عجیب پدر خود، کسب­ و کار او را تحویل و بر مسند مدیر عاملی شرکت قرار میگیرد. در دوره مدیریت او کسب­ و کار سملرها رشد چشمگیری پیدا میکند و او اندیشه ­های مدیریتی خود را در مجلاتی مانند هاروارد و در رسانه ­هایی مانند CNN منتشر می­نماید. اکنون 25 سال پس از اینکه او برای اولین روز مدیر عاملی شرکت را بر عهده گرفت، به ted آمده و اندیشه­ های خود را بازگو میکند. پیشنهاد میکنم حتما این ارائه محکم، جذاب و با سلابت ریکاردو را در اینجا ببینید. شاهد اندیشه­ هایی عجیب و قابل تأمل خواهید بود که بعضا با بسیاری از اصول فعلی مدیریت متعارض هستند؛ جالب اینجاست که 25 سال هم به صورت تجربی آزمایش شده ­اند!

در انتها ریکاردو بزرگ منشانه می­گوید برای تبلیغ و جذب کمک به ted نیامده و نیازی نیست کسی به او در انتشار اندیشه هایش کمک کند؛ اندیشه ­های او کم­ کم و با طی مراحل رشد خود، در جهان توسعه خواهند یافت!

نکته انتهایی سخنان ریکاردو، ارائه او را در ذهن ماندگار خواهد کرد؛ آنجا که می­گوید تنها سؤال اساسی همه ما که باید مدام در انتخاب مسیرمان به آن فکر کنیم این است: چرا به وجود آمده­ ایم؟! ...

چماق و هویج دیگر کارآیی ندارند.

سلام

قبلا در مورد کتاب خوب «چماق و هویج دیگر کارآیی ندارند» در وبلاگ نکوداشت مطلبی را نوشته بودم (+). مناسب دیدم که اینجا هم درباره‌اش بنویسم تا خوانندگان اینجا هم با این کتاب ارزشمند آشنا شوند چرا که به جرأت می‌توان گفت این کتاب شامل تمامی ویژگی‌های یک کتاب خوب در حوزه‌ی مدیریت منابع انسانی است:

 

-        موضوع جذابی دارد: چه موضوعی جذاب‌تر از «ارتقای دلبستگی کارمندان»؟ معضلی که یکی از اصلی‌ترین مشکلات سازمان‌های ایرانی مخصوصا سازمان‌های دولتی در کشور ماست.

-        علمی ‌است: یعنی مبتنی بر تئوری‌های مدیریتی و مطرح است. این نیست که نویسنده صرفا برای اینکه «منویات درونی‌اش» را به مخاطب منتقل کند،‌ آن را نوشته باشد.

-        جمع و جور و خلاصه است: همیشه باید یادمان باشد که اگر می‌خواهیم متنمان خوانده شود، از طول و تفصیل اضافی بپرهیزیم و سریع به سراغ اصل مطلب برویم.

-        خوب و قابل فهم نوشته شده است: یک مطلب را می‌شود دو جور گفت: یا آنقدر پیچیده و غامض و آمیخته به اصطلاحات دشوار که فهمش را برای مخاطب سخت کند و یا ساده و روان (اما پر بار و پر معنی) که مخاطب را تا آخر با نویسنده همراه کند. بیان این کتاب، از نوع دوم است.

-        بخش‌بندی و عنوان‌بندی شده است: بخش‌بندی و عنوان و زیرعنوان داشتن متن، به مخاطب کمک می‌کند تا ذهنش را بر روی موضوع متمرکز کند و نقشه‌ای ذهنی از بحث را برای درک بهتر، در ذهنش ترسیم کند.

-        عنوان مناسب و جذابی دارد: پیشانی یک کتاب (یا مقاله)،‌ عنوان آن است و «خوش به حال کسی که پیشانی بلند» باشد!

-        دارای مثال‌های کاربردی و نیز کاریکاتورهایی برای بهتر جا انداختن موضوع است: مخاطب همیشه نیاز دارد در لابه‌لای متن، به ذهن خود استراحت دهد و یا با مثالی به جا،‌ مطلب را بهتر درک کند.

-        ترجمه‌ای روان دارد: یکی از معضلاتی که خیلی از کتابهای مدیریتی (که عموما ترجمه‌ هستند) دارند، ترجمه‌ی ثقیل و ناخواناست. اما خوشبختانه این کتاب از این ضعف، مبرّاست.

این کتاب خوب را انتشارات رسا چاپ کرده است (+) و خواندنش برای من، بسیار شیرین و درس‌آموز بود.

چگونه بیشتر یاد بگیریم؟!

بسم الله الرحمن الرحیم

چند روز پیش کلاسی 4 ساعته در مورد نوآوری برگزار کردیم که نسبتا هم جذاب بود و شرکت­ کنندگان با رضایت جلسه را ترک کردند. اما در کنار رضایت کلی، پس از جلسه بازخوردهای متناقضی میدادند!

بعضی از کند بودن روند جلسه کمی انتقاد داشتند و بعضی از تند بودن آن! بعضی میگفتند گوینده مطالب را قدری کش داده و میتوانسته در 2 ساعت نیز همین مفاهیم را بگوید؛ بعضی دیگر میگفتند گوینده خیلی سریع از روی عناوین و سرفصلها رد میشده و آنها فرصت هضم مطلب را نداشته­ اند.

نظر کلی من این است که بدلیل تنوع حاضرین و عدم آشنایی کامل مدرس با میزان دانش هر کدام، قسمتهایی از کلاس احتمالا برای عده­ ای کند بوده. اما معتقدم قسمتهای زیادی هم به دلیل ضیق وقت با سرعتی بیش از حد مجاز گفته شده! 

پس از جلسه سوالی در ذهن من شکل گرفت که میخواهم کارگاه بعدی را در مورد آن برگزار کنیم: سرعت مطلوب در جلسات آموزشی چقدر است و چگونه می­توانیم بیشترین بهره را از این جلسات ببریم؟

به نظرم اکثر ما آگاهانه در جلسات آموزشی شرکت نمی­کنیم و متوجه نیستیم که فقط نیامده­ ایم که هرچه سریعتر ته حرف مدرس را بفهمیم! بلکه می­خواهیم «یادگیری» برای ما حاصل شود و رفتارمان تغییر کند. موضوع همان مسأله همیشگی آموزش است: اثربخشی آموزش.

یادداشتم را با همان سوال تمام می­کنم و خوشحال میشوم شما هم در یافتن پاسخ به من کمک کنید: برای یادگیری بیشتر در جلسات آموزشی، چه باید کنیم؟ چگونه باید گوش کنیم؟ و همراه صحبت مدرس، در ذهن خود باید بدنبال چه باشیم؟